SER DUEÑO/A DE TU REUNIÓN

Todo el mundo se queja de las reuniones y pocos reflexionamos sobre nuestro papel en su éxito.  Una reunión puede ser una oportunidad de sincronicidad y transformación o puede ser aun otra pérdida de tiempo, energía y dinero.   El éxito o fracaso de una reunión depende de cada uno.  Hay cuatro decisiones que uno debe tomar, proactiva o reactivamente, frente a una reunión:

ASISTIR O NO Y POR CUÁNTO TIEMPO. A veces las reuniones son obligatorios y “toca”.  Más en la mayoría de casos es legítimo y aconsejable preguntarte a tí mismo/a y a la persona convocadora, ¿por qué debes asistir, cuáles son los objetivos de tu participación y cuáles son las expectativas de tus contribuciones a la reunión?  Si el objetivo es solamente que estés informado/a, tal vez una opción sería comprometerse a leer la minuta o pedir un resumen de un colega.  Si el objetivo es un insumo tuyo, ¿puedes enviarlo por escrito? ¿Necesitas estar para toda la reunión o puedes participar durante un tiempo pre-acordado?

PREPARARTE O NO PARA LA REUNIÓN: Ninguna reunión va a poder optimizar sus resultados si no hay agenda previa con la cual los participantes pueden preparar sus pensamientos, sentimientos y acciones.  Puedes pedirle al convocador una agenda, los entregables esperados y cualquier documento para lectura previa.  El peor desgaste de recursos y talentos humanos en el mundo organizacional es sentarse y leer juntos los PPTs que pueden ser estudiados con anticipación.

CONCENTRARTE EN LA REUNIÓN O DEDICARTE A MULTITAREAR: Tú eres responsible de tu propia participación, de poner atención o no, de distraerte con el teléfono o no, de leer el correo electrónico en tu Blackberry o no, de textear o no.  Puedes contribuir a una major efectividad de la reunión acordando las normas básicas de participación en cuanto a los distractores, y luego  haciendo  preguntas para clarificar incertidumbres y significados, y compartiendo tus ideas y opiniones.

RETROALIMENTARSE O NO DESPUÉS DE LA REUNIÓN: Debes comunicar y exigir altas expectativas de sus compañeros de equipo en sus reuniones y exigir una alta eficacia en sus deliberaciones. Puedes recordar a tu equipo a dedicar los últimos minutos de la reunión para un resumen de los resultados y una auto-evaluación de la participación de todos y todas.

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Gilbert Brenson Lazan – Founding Partner

AMAUTA INTERNATIONAL, LLC
Bogotá, Colombia – West Hartford, CT, USA
E-Mail: gbl@amauta1.com
Website: http://amauta-international.com
Bitácora: <https://amautablog.wordpress.com/&gt;

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